Privacy Art. 13 Regolamento UE 2016/679

Privacy Policy

Questa informativa, resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), spiega come A. De Robertis & Figli S.p.A. tratta i dati personali dei dipendenti che utilizzano il Portale Dipendenti: consultazione di cedolini e Certificazioni Uniche, comunicazioni aziendali, documenti HR e invio di richieste (cambio IBAN, cambio residenza, certificato di malattia, permessi Legge 104, congedo matrimoniale, congedo di paternità e simili). Integra, e non sostituisce, l'informativa generale sul rapporto di lavoro già consegnata al momento dell'assunzione.

1. Titolare del trattamento

A. De Robertis & Figli S.p.A.
Via per Noci (Z.I.) – 70017 Putignano (BA)
Codice fiscale e Partita IVA 00257110726
Telefono 080 4911966 – Email risorseumane@derobertis.it

Responsabile della protezione dei dati (DPO): Contegiacomo Fabio Saverio Nicolino – fc@derobertis.it

2. Quali dati trattiamo

Dati dell'account e anagrafici: nome e cognome, email, nome utente, codice fiscale, indirizzo e città di residenza, luogo e data di nascita (quando richiesti da un modulo).
Dati retributivi e fiscali: cedolini paga e Certificazioni Uniche messi a disposizione nell'Area cedolini.
Dati delle richieste: coordinate bancarie (IBAN, banca, intestatario), nuova residenza, date di assenza, di matrimonio e di congedo, eventuali note; per il congedo di paternità, nome, codice fiscale e data di nascita del figlio; per il permesso per decesso o grave infermità, nome del familiare, rapporto di parentela e data dell'evento; per le richieste di ferie e permessi, tipo, giorni o orari richiesti, note, decisione della Direzione e conferma di Risorse Umane (con nome, data e ora di chi ha deciso).
Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR):
- dati relativi alla salute contenuti nel certificato di malattia allegato;
- per i permessi Legge 104/92, i dati della persona assistita (nome, codice fiscale, grado di parentela), da cui si ricava una condizione di disabilità;
- per i permessi per decesso o grave infermità (art. 4 Legge 53/2000, DPCM 278/2000), il nome del familiare, il rapporto di parentela, la data dell'evento e il certificato allegato (certificato di morte o certificazione medica della grave infermità, che contiene dati sulla salute del familiare).
Dati tecnici: data e ora degli accessi e dei download dei documenti, indirizzo IP, registro delle richieste inviate, registro delle email di comunicazioni, regolamenti e politiche aziendali inviate e della loro apertura (data e ora in cui il documento è stato aperto), cookie tecnici necessari all'accesso (vedi punto 9).

3. Finalità e basi giuridiche

Gestione del rapporto di lavoro (messa a disposizione di cedolini e CU, gestione delle richieste, pagamento della retribuzione sul conto indicato, aggiornamento dell'anagrafica): esecuzione del contratto di lavoro, art. 6.1.b GDPR.
Adempimenti di legge in materia retributiva, fiscale, previdenziale e assicurativa, e gestione di malattie, permessi e congedi previsti dalla legge e dal CCNL: obbligo legale, art. 6.1.c GDPR.
Dati relativi alla salute e alla disabilità: trattati solo per assolvere obblighi ed esercitare diritti in materia di diritto del lavoro, art. 9.2.b GDPR.
Sicurezza del portale (controllo degli accessi, prevenzione di abusi, registro dei download e delle richieste): legittimo interesse del Titolare a proteggere dati e sistemi, art. 6.1.f GDPR.
Comunicazioni aziendali ai dipendenti: esecuzione del contratto di lavoro, art. 6.1.b GDPR. Quando viene pubblicata una comunicazione, un regolamento o una politica aziendale, ogni dipendente riceve una email con un link personale al documento, e il portale registra se e quando il documento è stato aperto: serve a dimostrare che l'informazione è stata messa a disposizione, legittimo interesse del Titolare, art. 6.1.f GDPR.

Il trattamento non si basa sul consenso: la casella presente nei moduli serve solo a confermare di aver letto questa informativa.

4. Obbligo di fornire i dati

I dati richiesti nei moduli sono necessari per gestire la singola richiesta: senza di essi la richiesta non può essere lavorata. Resta sempre possibile presentare la stessa richiesta con il modulo cartaceo presso l'ufficio Risorse Umane.

5. Come trattiamo i dati

Il portale è accessibile solo con credenziali personali, tramite connessione cifrata (HTTPS).
Ogni dipendente vede e scarica soltanto i propri cedolini e le proprie CU; ogni download viene registrato.
Nei moduli, nome, email, codice fiscale e residenza sono presi dall'anagrafica aziendale e non possono essere modificati dal dipendente.
Le lettere PDF generate dai moduli e i certificati allegati vengono inviati per email all'ufficio Risorse Umane e cancellati dal portale subito dopo l'invio: non vengono conservati sul sito.
Il registro delle richieste conserva solo i dati essenziali. Per i certificati di malattia e i permessi Legge 104 non registra il documento né i dati della persona assistita; per i permessi per decesso o grave infermità non registra il nome del familiare né il motivo.
Le firme delle richieste vengono apposte di persona presso gli uffici aziendali.

6. Chi può vedere i dati

Il personale dell'ufficio Risorse Umane e dell'amministrazione, autorizzato e istruito al trattamento.
La Direzione aziendale, autorizzata e istruita al trattamento, per l'organizzazione del lavoro: riceve un avviso via email (nome, tipo di richiesta e periodo) quando un dipendente invia una richiesta di malattia, permesso Legge 104, permesso per decesso o grave infermità, congedo matrimoniale o di paternità, e consulta in sola lettura il calendario delle assenze e il registro delle richieste. Non riceve certificati medici né i dati della persona assistita, del figlio o del familiare. Per le richieste di ferie e permessi la Direzione le riceve, le approva o le rifiuta.
Il consulente del lavoro o lo studio che elabora le paghe, come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): Mignozzi Detomaso s.r.l.
Il fornitore che ospita e gestisce tecnicamente il portale, come Responsabile del trattamento: Web4IT di Liuzzi Angelo Pasquale.
Enti pubblici (ad esempio INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate) e banche, quando previsto dalla legge o necessario per il pagamento della retribuzione.

I dati non vengono diffusi né utilizzati per finalità di marketing.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

I dati non vengono trasferiti fuori dall'Unione europea, con un'eccezione tecnica: per mostrare il carattere tipografico, le pagine del portale lo caricano dal servizio Google Fonts (Google Ireland Ltd). In questo modo il browser comunica a Google l'indirizzo IP del dispositivo, con un possibile trasferimento verso gli Stati Uniti nell'ambito dell'EU-U.S. Data Privacy Framework.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

Account del portale: per la durata del rapporto di lavoro; viene disattivato 30 giorni dopo la sua cessazione.
Cedolini, CU e documentazione del rapporto di lavoro: saranno disponibili online per i tempi previsti dalla normativa civilistica, fiscale e previdenziale.
Lettere PDF generate e certificati allegati: non conservati sul portale, cancellati subito dopo l'invio a HR. Le copie ricevute da HR seguono i tempi della documentazione del personale.
Registro delle richieste: 12 mesi.
Registro degli accessi e dei download: 10 anni.
Registro degli invii e delle aperture di comunicazioni, regolamenti e politiche: 5 anni.
Richieste di ferie e permessi, con le decisioni e lo storico: 5 anni.

Il portale utilizza solo cookie tecnici, necessari al funzionamento: i cookie di accesso di WordPress, che mantengono l'utente collegato, e i cookie del sistema di sicurezza del sito, che protegge da accessi non autorizzati. Non vengono usati cookie di profilazione né strumenti di statistica di terze parti. I cookie tecnici non richiedono consenso; disattivandoli dal browser non è possibile accedere al portale. L'elenco completo è nella cookie policy.

10. I tuoi diritti

In ogni momento puoi chiedere al Titolare, nei limiti previsti dalla legge:

l'accesso ai tuoi dati e una copia degli stessi (art. 15);
la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti (art. 16);
la cancellazione (art. 17) o la limitazione del trattamento (art. 18), quando non prevalgono obblighi di legge di conservazione;
la portabilità dei dati forniti (art. 20);
di opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21).

Per esercitare i diritti scrivi a risorseumane@derobertis.it o rivolgiti all'ufficio Risorse Umane. Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Ultimo aggiornamento: 02 Ottobre 2026